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北京

亚洲清洁空气中心

∣行政助理∣

机构介绍

亚洲清洁空气中心(CAA)致力于改善亚洲区域空气质量，打造健康宜居的城市,愿景是“实现亚洲区域零空气污染”。CAA成立于年，是由亚洲开发银行、世界银行和美国国际开发署共同发起建立的亚洲领先空气质量管理网络，自年起注册成为独立的非营利机构，是联合国认可的合作伙伴机构。在马尼拉、北京和德里设有办公室，并在多个亚洲国家建立了国家网络，拥有来自全球二百五十多个合作伙伴。

在中国，CAA正致力于解决当下最紧迫的环境问题之一：空气污染。CAA已在中国正式注册，由生态环境部和北京市公安局监管。

岗位职责

行政助理在CAA中国区总监的直接指导下，在行政、人力资源和活动协调等方面支持中国区总监和其他团队成员。

具体职责包括

1、行政、人力资源(50%)

行政

支持中国区总监办公室事务，包括办公室注册和其他相关事项例如年度工作计划，年度工作报告和相关证照更新等相关事宜。

维护和更新归档系统，包括报告，会议记录和其他办公室文件。

负责协调办公室场所，办公水电，办公设备的维护。

在财务官员指导下，管理资产库存，如家具，固定设施和设备，办公室用品，出版物，维护资产和设备的折旧时间表。

管理办公室用品和储藏室用品的库存。

根据操作规程中相关采购要求协调采购服务。

在财务官员的指导下，准备向与办公室公用支出，设备，办公和储藏室用品公用和其他办公服务有关的供应商付款的付款申请。

维护包括供应商在内的联系人员数据库。

人力资源

支持中国员工的人才获取和招聘过程，包括发布招聘广告、协调面试、进行背景调查和起草合同。

协助完成新员工入职要求，并协调实习生的招聘过程。

支持员工年度表现发展评估的执行。

管理员工考勤和请假记录。

以电子和纸质形式整理和保存员工档案和记录。

支持中国区总监和CAA总部制定和实施中国办公室的人力资源政策、举措和制度。

与中国区总监和CAA总部协调，协助处理所有内部和外部人力资源相关事宜。

2、活动协调（20%）

协调CAA中国办公室内部会议。

在财务官员的指导下，处理中国工作人员的国内和国际旅行和后勤安排，即订票和旅行保险、酒店住宿，签证、机场转机、现金预支等。

组织内部会议和研讨会(例如中国顾问委员会会议)，并协助组织项目研讨会等其他活动。

完成中国区总监交办的其他相关任务。

3、对中国区总监的支持（20%）

管理中国董事的日历、会议和旅行日程。

就中国区总监发起的动议，与进行团队其他成员跟进，确保这些行动完成并记录关键信息。

支持中国区总监指派的相关项目行政和实施工作。

4、其他（10%）

通过筛选来电、记录准确信息、处理来电者和来访者的询问，确定意外访客的需求性质和优先次序以提供有效的接待服务，以确保他们得到照顾和/或及时转介给有关工作人员/其他适合人员。

完成可能需要并反映在任职者工作计划中的任何其他职责。

任职资格

1、大学毕业（优先考虑）;

2、具备以下一个或多个领域的经验：办公室行政、人力资源管理和活动组织；

3、工作认真投入、责任心强；

4、出色的组织、多任务和时间管理技能和高效完成任务的能力；

5、能够以专业和谨慎的方式处理保密信息和项目信息；

6、积极主动地认识和接受任务，并能够在多文化和多学科团队中独立工作；

7、优异的细节管理能力；

8、基本的英语写作和口语能力（加分）；

9、良好的人际交往能力；

10、自我激励，高度热情，愿意付出多一点；

11、高度精通MicrosoftOffice(Word,Excel,PowerPoint,Outlook)。

申请方式

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